En algún momento de nuestras vidas, ya sea de nuestro trabajo o no. Hemos trabajado en algún proyecto que deseas mostrar a todos. Todo está listo y el nerviosismo se apodera de ti. Pero independientemente de tus miedos, el secreto para obtener buenos resultados es tener un sistema de gestión de proyectos.
Claves para gestionar tus proyectos
Un buen sistema de gestión de proyectos te puede ayudar en tres aspectos principales:
- Organizar muchas información.
- Hacerle un seguimiento a las tareas y el respectivo avance en cada paso del proceso.
- Informar a los responsables en el momento apropiado para aplicar el embudo de ventas.
Es decir, que tu equipo necesita:
- Un lugar para gobernarlos a todos guardar todos los detalles relevantes.
- Un representación visual de lo que se está trabajando en ese momento, además de lo que ya se hizo y cuáles serán las tareas que habrá que llevar a cabo.
- Una manera sencilla de integrar a las personas adecuadas para cada etapa del proyecto.
Maneja tus proyectos con estilo
En esta fase tu equipo te ayuda con todos los detalles (desde la primera reunión hasta la última tarea). Cada lista contiene datos importantes, así que vamos a explorar este flujo de trabajo en detalle para entender cómo te puede ayudar a mantener todo y a todos en el camino correcto.
Lista: Recursos del proyecto
Aquí es donde guardas información importante, detalles de alto nivel sobre el proyecto. Esta lista es ideal para agregar cualquier guía o consejo sobre el tablero (por ejemplo explicaciones sobre las etiquetas del tablero) y hacer un seguimiento de todos los participantes.
También es un lugar en el que puedes hacer actualizaciones de estado. Los compañeros de equipo pueden agregar una actualización semanal (o cualquier intervalo de tiempo que te convenga). Esto significa que puedes ver el panorama general de todas las tareas con un sólo vistazo.
Lista: Preguntas para la siguiente reunión
Todos hemos tenido reuniones que debieron resolverse por correo electrónico o con simples llamadas. ¡Con esta lista te aseguras que las reuniones de equipo no caerán en este error!
Todos los miembros del equipo pueden agregar tarjetas en esta lista con las preguntas o actualizaciones que quieren discutir en la reunión. Esto es de ayuda por dos razones:
- Te permite desarrollar una agenda más natural que ayuda a mantener el enfoque.
- Algunas veces, las preguntas se contestan en la tarjeta, lo que evita dedicar tiempo a ese tema en una junta.
Un estudio de Atlassian concluye que las reuniones innecesarias le cuestan $37 mil millones de dólares en salarios a las empresas en Estados Unidos. Ahórrate un poco de dinero y planea tus reuniones con herramientas de gestión de proyectos como Trello.
Lista: Pendientes
Todos necesitamos una motivación para hacer el trabajo que prometimos terminar en esas molestas reuniones.
Crea una tarjeta para cada cosa que va en esta lista. Todas las tareas nuevas del proyecto deben empezar por aquí. En esta lista puedes ver quién está trabajando en qué y cuando se debe entregar.
Aquí es donde algunas funciones de Trello realmente destacan:
- Agregar miembros del equipo a las tarjetas sirve para mostrar rápidamente a quién le corresponde cada tarea a realizar.
- Las fechas de vencimiento dan una idea rápida de cuándo deben entregarse las tareas.
- Los comentarios permiten tener discusiones cortas y a distintos tiempos y se pueden asociar a una tarea.
- Las checklists te permiten planear hasta el último detalle de las tareas.
Esto permite organizar, el feedback y el intercambio de archivos, todo en una sola tarjeta que representa algo específico.
Luego, al ir progresando con cada tarea, puedes moverla a otras listas que representan mejor tu estado.
Lista: Cosas por hacer
Para mantener tu lista “Por hacer” fresca, la lista “cosas por hacer” es el lugar perfecto para todas esas tarjetas que están casi listas. Mientras esperas a que el departamento jurídico termine su revisión o a que la última persona cierre su sesión, puedes deshacerte de esa tarjeta y pasar al siguiente pendiente.
Lista: Tareas que presentaron problemas
No sería un proyecto real sin algún tipo de problema. En vez de dejar una tarjeta en el aire, ponla en está lista cuando esté pendiente, porque no se pudo culminar por alguna falla.
Esto mantiene la lista “por hacer” libre de distracciones pero sin dejar que la tarjeta se pierda. Utiliza las fechas de vencimiento para desenterrar una tarjeta que no esté recibiendo la atención que requiere.
Una tarjeta es como una planta, es fácil descuidarla y olvidarla. Échale un ojo al Power-Up envejecimiento de tarjeta para asegurarte que no estás ignorando tarjetas. ¡Esto añade una capa visual extra a tus tableros y ayuda a no perder tarjetas importantes!
Lista: Terminado
Disfruta de la satisfacción que da poder mover esa tarjeta a la lista de “Terminado”. Además de facilitar la entrega de tareas a tiempo y deshacerte de tarjetas terminadas, esta lista proporciona una manera fácil de ver rápidamente las tareas que tu equipo completó recientemente. Es la manera perfecta de ponerte al tanto si lo que quieres es una actualización de estado rápida.
Facilita tu próximo proyecto
Siempre existen muchas variables en un proyecto, pero gestionarlo no tiene que ser un dolor de cabeza. ¡Con este tablero de gestión de proyectos tu y tú equipo van empezar con el pie derecho!
Si centralizas un proyecto y mantienes el flujo de trabajo, te sorprenderá ver cómo todos los pequeños detalles se alinean. Administrar cada tarea te garantizará un mejor rendimiento en tu equipo de trabajo y te quedará tiempo libre para planificar nuevos proyectos que tengas en mente. ¿Qué esperas para comenzar la gestión de proyectos?
