La mayoría cuando se sientan a crear una presentación de PowerPoint, olvidá todo lo que sabe sobre el compromiso y la persuasión. Para realizar una presentación que cumpla con los estándares de calidad debes comenzar con la comprensión de que la atención es la única moneda que importa. Desde el primer momento que observen tus plantillas deben sentirse conectados con el tema que abordas.
Afortunadamente, no es tan difícil como podés pensar. En esta publicación, te guiaremos a través de 7 consejos de PowerPoint para que tus presentaciones sean más efectivas, de modo que podás desterrar presentaciones aburridas para siempre.
1. Pensá Visual
El error número 1 más común en las presentaciones de PowerPoint, y la razón por la que son tan aburridas, es que las creamos para nosotros y no para nuestra audiencia. Y la tentación es real. Si tenés miedo de olvidar un punto importante, querrás poner cada palabra en tu presentación. Pero tus diapositivas de PowerPoint no son notitas para mantener tu presentación en la pista. No son para vos en absoluto. Son para tu audiencia.
Las diapositivas son un complemento de tu discurso, no una transcripción. Tu trabajo es captar la atención de tus espectadores y aclarar sus puntos. Y para hacer eso, necesitás crear una presentación que sea visual, no textual.
Cómo hacer su presentación de PowerPoint más visual:
Usá el texto con moderación. Es posible que tengás una diapositiva con solo 1 palabra o sin palabras. Después de todo, menos es más con las presentaciones de PowerPoint.
Ser liberal con imágenes y gráficos. Utilízalas como ilustraciones para tus puntos principales o para agregar otra capa de significado a tu mensaje. Y no tengás miedo de dejar que llenen la pantalla, sin palabras.
Utilizá videos para el ritmo y el compromiso. Los videos son especialmente atractivos. Podés captar la atención de las personas al comienzo de tu presentación y volver a vincularlas después de una sección lenta o aburrida. También se pueden usar para hacer la transición de una parte de tu presentación a una parte dramáticamente diferente, ya que crean una ruptura natural.
Las imágenes deben apoyar tu presentación. Y sí, podé ser entretenidas, pero nunca deben distraer o interferir con la legibilidad de tus diapositivas. Por supuesto, podé existir ocasiones en que los elementos visuales no funcionen, y eso está bien. En algunas cartas de ventas de video , por ejemplo, las palabras son sus imágenes.
Pero incluso en una presentación basada exclusivamente en texto, debes pensar cómo se ve. No pongás demasiadas palabras en una sola diapositiva. Proporcioná un montón de espacio en blanco. Dale a tu audiencia solo un pensamiento a la vez, para que se mantengan comprometidos.
2. Pensá en tu marca
Ya sea la marca de tu empresa o tu marca personal, deseás tener un estilo reconocible. Cuando la gente vea tus presentaciones, deben saber que es tuya, porque el color y el estilo es tu marca.
Apple es un buen ejemplo de esto. Son los maestros del “minimalismo distintivo”, y todo lo que hacen refleja eso. Podés extraer 2 diapositivas de sus presentaciones, a menudo incluso con intervalos de tiempo, y todavía parecen que pertenecen a la misma presentación.
Pero, ¿cómo te asegurás de que estás creando tu propia presentación de marca?
No copiés los diseños de otras marcas. Tu marca debe ser distintiva. Tus presentaciones deben ser demasiado. Quédate con las fuentes, colores y estilo único de tu marca.
Diseñá tus diapositivas para reflejar la personalidad de tu marca. Si tu marca es audaz, tu diseño debe serlo. Si tu marca es discreta, debe reflejarlo tu diseño también. El punto es permanecer fiel a tu propia apariencia y estilo de marca.
3. Creá un diseño de calidad
Para crear presentaciones reconocibles, debes desarrollar un diseño de alta calidad que podé convertirse en tu estilo característico. Un buen diseño implica todo lo que hemos hablado hasta ahora. Incluí la forma en que te encuentras visualmente y tus fuentes, colores y personalidad de marca. Pero también es estratégico, porque querés que el diseño de cada diapositiva se vea como vos.
Para hacerlo, debes decidir por adelantado cómo va a manejar los diferentes elementos de diseño y luego mantenerte constante.
Pero si tu marca es más moderna, podés elegir un diseño más artístico.Ahora, ambos de estos diseños pueden funcionar. Si bien la mayoría de los diseñadores estarían de acuerdo en que la segunda versión es “mejor”, en realidad, la elección correcta es la que se alinea con tu marca y trabaja con la información que presentarás.
Con usar la imagen como fondo y minimizar el texto, obtendrás diapositivas mpas atractivas y menos predecibles. Lo más importante es que creás un diseño de PowerPoint que sea atractivo para tu audiencia. Entonces quédate con él, no saltes de un estilo a otro.
Utilizá el espacio en blanco a tu favor. El espacio en blanco es el espacio sin rellenar entre los elementos de la página (o en este caso, la diapositiva). Evitá que las cosas se sientan abarrotadas y te ayudará a mantener a tu audiencia concentrada en lo que importa.
Utilizá transiciones animadas y multimedia con moderación. Las animaciones pueden ser elegantes o cursis, y exageradas, generalmente son irritantes. Un uso efectivo de la animación es mostrar una oración o un punto de bala a la vez. Evite las transiciones chillonas que podrían distraer.
Mantené tu diseño simple. Cada diapositiva debe tener un solo punto focal. Usá los gifs con moderación. El movimiento atrae la atención, y los gifs se mueven sin parar. El problema es que pueden distraer a las personas de tu mensaje principal. Así que si usás gifs, no los dejés mientras estás compartiendo información importante. Mostráles, luego pasa a la siguiente diapositiva mientras hablas.
4. Usá una plantilla
Una vez que hayas decidido un buen diseño para tu presentación, convertílo en una plantilla. Luego creá algunas variaciones para los diferentes tipos de información que presentarás; por ejemplo, un diseño para listas, otro para texto con una imagen y otro para gráficos.
Las plantillas pueden hacer tu vida mucho más fácil. En lugar de reinventar la rueda cada vez que necesitás crear una presentación, simplemente podés sacar tu plantilla. Con el trabajo de diseño ya hecho, podés concentrarte en el contenido, por lo que estás seguro de que tu presentación será interesante.
5. Creá flujo
En una presentación fuerte, cada idea lleva a la siguiente. No deben haber “paradas” o transiciones incómodas. Eso es cierto para tu discurso y para tus diapositivas de PowerPoint.
Cada diapositiva debe acercar a tu audiencia a tu diapositiva final o llamar a la acción.
Por supuesto, el flujo es nebuloso. Es difícil crearlo, pero es fácil de detectar cuando falta. Si bien no hay muchas reglas estrictas para garantizar el flujo, hay varias cosas que puede hacer para facilitarlo.
Conocé tu objetivo. Es mucho más fácil llevar a la gente a un lugar cuando sabes qué es ese lugar.
Editá contenido que se adapte a tu plantilla. No te apartes de tu plantilla. Si una imagen no encaja, editá la imagen. Si tu texto no encaja en la pantalla, divídalo y creá diapositivas adicionales. Para hacer que una presentación de PowerPoint sea atractiva, debes abarcar los límites de tu plantilla.
Creá diapositivas de transición. Si necesitás realizar una transición sin problemas de un subtema a otro, creá diapositivas de transición para cerrar la brecha.
6. Probá tu hardware
Si estás presentando en vivo, ya sea en un seminario web o en un evento, asegúrate de que tu tecnología funcione.
No hay nada peor que pedir disculpas a la audiencia durante 15 minutos porque tu presentación de diapositivas no está cargada y lista. Siempre tené un plan de respaldo.
Para presentaciones, tené tu computadora portátil o tableta lista. Asegúrate de que tu PowerPoint ya esté abierto, por si acaso.
Para los seminarios web, hacé algunas corridas en seco para asegurarte de que Internet y tu hardware y software funcionen.
7. Usá la vista del presentador de PowerPoint
Finalmente, usá la Vista de presentador de PowerPoint cuando hagás tu presentación.
La vista de presentador te permití ver tu producto final completo, junto con las notas que se ha escrito, mientras que el público solo ve las diapositivas terminadas.
La vista del presentador de PowerPoint te permití ver las diapositivas finales y además las notas del presentador.
Si PowerPoint no te solicita que selecciones la vista de presentador cuando iniciás la presentación de diapositivas, podés encontrar la opción en la pestaña “Presentación de diapositivas”. Para encontrarlo después de haber comenzado la presentación de diapositivas, buscá 3 puntos debajo de la vista principal de diapositivas; podés hacer clic en ellos para que aparezca.
Usá la vista de presentador para escribir notas para ti mismo. Así es como podés evitar usar tus diapositivas como fichas. Agregá indicaciones, sugerencias sobre movimientos o gestos, o estadísticas y números específicos que no quisiste incluir en tu diapositiva.
Mientras tanto, tu audiencia solo ve que las diapositivas fluyen a la perfección, y vos te verás como un genio, sacando estadísticas y figuras aparentemente de la nada.
Utilizá la diapositiva apropiada si alguien hacé una pregunta. En muchos casos, las preguntas se relacionan con una de las diapositivas de tu presentación. Cuando eso suceda, encontrá la diapositiva en la vista del presentador antes de colocarla en la pantalla, en lugar de obligar a la audiencia a mirar mientras hojea la pila completa.
Conclusión
PowerPoint podé ser tu mejor amigo o tu peor enemigo. Tanta gente lo usa tan mal que es casi sinónimo de algo aburrido. De hecho, incluso hay un partido político centrado en eliminar PowerPoint de presentaciones comerciales. Pero no tiene que ser así.
Con un poco de reflexión y tiempo, podés hacer presentaciones de PowerPoint efectivas que atraigan la atención de tu audiencia.
Haz de PowerPoint tu amigo: hazlo simple. Mantenlo enfocado y mantenlo visual. Y la gente estará emocionada de que tú seas quien realice la próxima presentación.
