Cuando creamos un curso de capacitación en línea, no nos detenemos a pensar en los costos de mantenimiento, o por lo menos, no es una prioridad para nosotros. Esto puede ser un error, que al final nos saldrá mucho más caro que hacer mantenimientos regulares.
Minimizar el mantenimiento en estas plataformas es posible tomando en cuenta algunos trucos y consejos para mantenernos al día. Alguna falla en nuestro curso puede acarrear una pérdida importante de estudiantes. Las actualizaciones cuestan muy poco, comparado con lo que te genera.
¿Qué podemos hacer para simplificar el mantenimiento de la capacitación en línea?
Como ya mencionamos, la mayoría no toma en cuenta los gastos de mantenimiento al momento de crear un curso y si lo hacen no se percatan de todos los aspectos que deberían. Por lo tanto, en una parte del camino te quedas sin presupuesto para hacer actualizaciones oportunas y estas se empiezan a acumular.
Todas esas tareas de mantenimiento que no realizas cuando es debido, cuando se acumulan pueden llegar a detener tus operaciones. Tu equipo y tú tendrán que dedicarle mucho tiempo para volver a estar al día. El tiempo que estés inactivo por problemas de mantenimiento, puede ser 10 veces mayor de lo que crees. Tiene un efecto negativo para tu organización y como la perciben tus alumnos.
Las opciones gratuitas puede ser un problema
Muchos optan por una plataforma LMS de código abierto, como una alternativa para reducir costos. Sin embargo, debemos recordar que estas plataformas requieren de una codificación y personalización, que toman mucho tiempo. Además, necesitarás técnicos especializados para esta tarea.
A pesar de que un LMS de código abierto puede ser una inversión inicial menos costosa, a largo plazo requieren de un mayor presupuesto. Una opción más viable es obtener cursos de capacitación en línea preempaquetados que tienen sus propios acuerdos de mantenimiento externo.
Prevenir los cambios
Podemos hacer un análisis de nuestro curso, incluso si se trata de una capacitación en línea empaquetada, es importante tomar nota de los elementos que sea probable que cambien con el tiempo. Puede ser desde actualizaciones de contenido que esta a punto de caducar y que necesitas que se adapte a los avances de la industria. También, en caso de software que necesiten ser actualizados constantemente.
Asimismo, los cambios a nivel de la economía, política y factores sociales, puede acarrear hacer cambios en tu curso, que no tenías previstos. Lo importante es que lleves un control o registro de todo aquello que pueda influir en tu programa de capacitación. Esto te dará chance de hacer planes de actualización para que no te tomen desprevenido.
Establecer un horario
Cuando se trata de mantener tu curso o plataforma al día con su mantenimiento, la planificación es clave, por eso establecer horarios para llevar a cabo las actualizaciones, es recomendable.
La planificación cuando se trata del Elearning, nunca es excesiva. Al tener enumerados los cambios que necesitas ejecutar, sabrás a quienes requieres para esta tarea, y puedes tener horarios para ello. No tendrás que interferir con la jornada diaria de tus empleados, cuando tienes una planificación establecida.
Utilizar métricas
La mayoría de los cursos, cuentan con un sistema de métricas incorporadas, con la finalidad de llevar un registro de los datos. No todos los creadores de cursos saben el alcance de las herramientas con las que cuentan en sus plataformas. Uno de tus objetivos debe ser familiarizarte con estas herramientas.
Podrás analizar los datos recopilados por el sistema e identificar qué necesitas cambiar, corregir o eliminar. Además, puedes reconocer las áreas que necesitarán mayor trabajo en el proceso de mantenimiento.
Delegar tareas
Si cuentas con un equipo de trabajo, puedes encargarte de delegar tareas de mantenimiento según la experiencia de cada empleado. Cada miembro debe tener una tarea o papel dentro del proceso de mantenimiento. Todos deben saber también lo que implican sus tareas y contar con un apoyo continuo, para evitar errores y cumplir con los procesos de forma adecuada.
Seleccionar un LMS que ofrezca actualizaciones automáticas
El mantenimiento va mucho más allá de las actualizaciones de contenido que puede requerir la capacitación en línea. También se requieren cambios en el ámbito tecnológico y de diseño, para mejorar la experiencia de aprendizaje de los estudiantes.
Si cuentas con un LMS que ofrece actualizaciones automáticas, debes saber cómo configurar y establecer fechas para que se hagan de forma programada. Otro aspecto importante es la compatibilidad de tu LMS con algunas otras herramientas que deseen incorporar en el transcurso del tiempo
Planificar el mantenimiento en tu plataforma de capacitación en línea es una tarea necesaria
Para evitar las pérdidas en tu negocio Elearning, lo más recomendable es empezar a cambiar tu mentalidad. No puedes esperar que las cosas se dañen para repararlas, con un mantenimiento oportuno, lo evitas. Está demostrado que el pensamiento proactivo en el mantenimiento puede reducir los gastos de este hasta en un 20%.
No solo gozarás de un curso que funcione al 100%, si no que ayudarás a aumentar la productividad hasta en un 15 por ciento, sin mencionar los ahorros potenciales de tiempo y de dinero. La prevención de fallas mayores a través del mantenimiento de nuestras plataformas son grandes logros y beneficios para cualquier organización.
