La migración es el único momento en que tirar algo sale barato, y es exactamente el momento en que no se tira nada. La decisión de cambiar de plataforma ya está tomada, el proveedor tiene fecha de arranque y en alguna parte del plan aparece una línea que dice «migración de datos históricos». Esa línea se aprueba sin discusión, como si fuera un asunto técnico, y ahí se pierde la única ocasión razonable de decidir qué parte de la base no merece seguir viva. Lo vi tantas veces que ya sé en qué reunión se pierde.
El motivo no es la pereza, aunque se lo trate así. Descartar exige un criterio; conservar no exige ninguno. Para borrar un registro alguien tiene que afirmar en voz alta que esa cuenta no va a comprar nunca más, y esa afirmación tiene autor: si se equivoca, se lo van a recordar. Para llevarlo no hace falta decir nada. La opción que no pide firma gana siempre, y gana con más comodidad todavía en las semanas en que hay un sistema entero por poner de pie.
Entonces aparece la fórmula que cierra la discusión antes de abrirla: por las dudas. Por las dudas viajan los contactos de campañas que se hicieron cuando la empresa vendía otra cosa, las oportunidades abiertas por vendedores que ya no trabajan ahí, las empresas que cambiaron de nombre, las que cerraron y las que alguna vez pidieron que no las contacten más. Ese material no se consulta jamás, y tampoco se queda quieto.
Lo que se guarda por las dudas no se consulta nunca. Todo lo que se busca, se cuenta y se automatiza pasa por ahí.
Se nota enseguida y en lugares que nadie asoció con la migración. La búsqueda de una empresa devuelve una lista de registros casi iguales y hay que abrirlos de a uno. El informe por territorio incluye cuentas que no existen, así que la discusión sobre si falta cobertura en una región se da sobre un dato inflado. La primera automatización que alguien arma —la que iba a demostrar que el cambio valía la pena— le escribe a direcciones que rebotan y deja al dominio peor de lo que estaba. El dato muerto no ocupa lugar: interviene.
Y hay algo que pasa antes que todo eso, el primer día. El equipo abre la herramienta nueva, busca un cliente que conoce bien y encuentra el mismo desorden que venía sufriendo, ahora con mejor tipografía. Ese hallazgo enseña más rápido que cualquier capacitación, y lo que enseña es que acá tampoco se puede confiar. A un sistema al que no se le cree, nadie lo corrige: se lo esquiva, y se lo esquiva con la planilla de siempre, que vuelve a la semana de haber desaparecido.
Lo que más me cuesta ver callado es el desperdicio del momento. Durante una migración hay presupuesto aprobado, atención de la dirección y permiso explícito para que las cosas estén raras un tiempo: nunca más vuelve a haber esas tres cosas juntas. Después, limpiar significa frenar algo que ya está funcionando y pedirle a un equipo con cuota que revise registros viejos, lo que equivale a no pedirlo. El costo de tirar nunca va a ser tan bajo como esa semana, y esa semana se usa en reproducir el inventario anterior con más prolijidad.
La pregunta que ordena esto no es cuántos registros tenemos, que es la que siempre se hace y no sirve para decidir nada. Es cuáles se usaron en el último año: cuáles abrió alguien, cuáles recibieron una llamada, cuáles aparecieron en un informe que se miró. La respuesta incomoda, porque la parte de la base que pasa esa prueba suele ser mucho más chica de lo que la dirección imagina, y porque deja a la vista que el volumen del que la empresa se enorgullecía era archivo disfrazado de activo comercial.
Queda la objeción razonable, la única: hay información que por obligación legal o contable no se puede descartar. Es cierto, y no discute nada de lo anterior. Conservar y migrar son dos decisiones distintas, aunque la primera se use casi siempre como argumento para no tomar la segunda. Un histórico exportado y consultable cuando haga falta cumple con la obligación sin participar de una sola búsqueda. Lo que está en el sistema operativo es lo que la empresa dice que usa, y esa frase debería poder sostenerse.
Una migración no copia datos: define qué parte de la historia de la empresa sigue teniendo vigencia. Cuando nadie toma esa decisión, queda tomada igual, y en la versión más cara: todo sigue vigente.
La herramienta nueva no hereda los datos de la anterior. Hereda la costumbre de no creerles.